Para muchos dueños de empresa, la única ocasión en que ven un estado financiero es cuando su contable los prepara al concluir el año de operaciones. Por su naturaleza y debido a la fecha en que se preparan, los estados a fin de año no sirven de mucho para ayudar al propietario a tomar decisiones oportunas. Esta falta de información propicia que la empresa opere sin controles e indicadores dificultando así el crecimiento y arriesgando la estabilidad financiera.
Los estados de fin de año carecen de utilidad práctica por varias razones. Primero, la información que nos proveen llega muy tarde para hacer algo al respecto. Nos dice lo que ya pasó y nada de lo que debemos hacer. Segundo, probablemente los estados fueron preparados para buscar una posición contributiva favorable y no necesariamente representan la posición financiera real. Por ejemplo, la ganancia que refleja un estado puede variar dependiendo de cómo se calcule la depreciación y se valoren los inventarios. Finalmente, estos documentos no se distinguen por su lectura fácil. La data incluso puede lucir contradictoria; como cuando el estado refleja una ganancia pero en el banco no hay dinero. Una cosa es si en teoría el negocio es rentable y deja dinero, otra cosa es la manera en que entra y sale el dinero en la empresa en tiempo real.
Cuando los lideres de una empresa no están pendientes de sus números y las tendencias que estos arrojan, se exponen a tener problemas de liquidez. La falta de capital es un virus letal que debilita progresiva y rápidamente el negocio. Aun cuando el negocio sea muy rentable y arroje ganancias, puede que no tenga suficiente dinero para operar. De repente gastaron fondos que ahora son necesarios para adquirir cierto inventario o comprar equipo; o se olvidaron del pago de contribuciones que había que hacer en seis meses. No nos olvidemos que cada día que el negocio opera incurre en responsabilidad fiscal.
El primer paso para tomar el control de las finanzas en una empresa es entender los tres informes o estados financieros básicos; luego comenzar a estudiarlos más frecuentemente y tomar acción sobre la información que estos arrojan.
Dado que la necesidad más crítica de una empresa en crecimiento es el efectivo, es muy beneficioso además, preparar un presupuesto de flujo de caja. Sobre esto hablamos más adelante.
Como mínimo los estados deben examinar cada trimestre; preferiblemente mensualmente. Estos Estado son: (1) el Balance General (o Estado de Situación) (2) el de Ganancias y Pérdidas (o Ingresos y Gastos) y: (3) el Estado de Flujo de Caja (o Flujo de Efectivo). Cada estado mide un aspecto distinto del negocio.
El estado de situación reporta en un momento histórico o fecha particular cuales son los recursos (“Activos”) disponibles del negocio (efectivo, cuentas a cobrar, propiedades, maquinaria, etc.) y de quienes son (“Pasivos”) los mismos (de los accionistas, los bancos, acreedores, etc.). La diferencia entre los activos y los pasivos representa el capital de la empresa.
El estado de Ganancias y Pérdidas muestran el rendimiento de la empresa mediante su actividad financiera durante un periodo (mes, trimestre, año) y su resultante ganancia o perdida.
El Estado de Flujo de Efectivo indica cuánto dinero en efectivo ha generado la empresa a lo largo del tiempo, y en qué se ha utilizado. Una cosa es si la empresa generó ganancia en papel y otra es cuanto efectivo entró a las arcas. Este estado se asemeja más a una chequera de banco pues su énfasis es en darle seguimiento al efectivo. Por ejemplo, la empresa puede registrar una ganancia al realizar una venta pero no necesariamente recibe el efectivo en la misma fecha.
Podemos controlar la manera que entra y se gasta el efectivo en nuestro negocio preparando y atendiendo un presupuesto de flujo de efectivo. Este proceso ayudara a pronosticar la habilidad del negocio para generar más ingresos que gastos y para obtener los recursos necesarios para crecer y expandir.
El presupuesto se prepara proyectando en una tabla – mes a mes – por los próximos doce meses los ingresos que esperamos recibir y los gastos que tendremos que enfrentar.
Empezamos proyectando los ingresos por la venta y tomamos en consideración en qué momento recibiremos el dinero- si es que ofrecemos crédito. Con los gastos iniciamos la proyección con los relacionados a la compra de inventario o materia prima. Además incluimos préstamos, gastos operacionales y compras mayores. Es importante ser conservadores en lo que pensamos recibir y no subestimar lo que tendremos que gastar.